MWST Registrierung

Das Verfahren der Registrierung für Zwecke der schweizerischen MWST ist relativ unkompliziert. Am wichtigsten ist, dass ein ausländisches Unternehmen einen Steuerstellvertreter in der Schweiz benennen muss, wie auch eine Sicherheit zugunsten der schweizerischen Steuerverwaltung stellen muss.
Das Registrierungsverfahren dauert im Normallfall rund 3 bis 4 Wochen (minimum), wobei die Dauer des Verfahrens beeinflusst wird durch das Tempo womit das ausländische Unternehmen die notwendige Information an die schweizerische Steuerverwaltung erteilt bzw. die notwendige Sicherheit zugunsten der schweizerischen Steuerverwaltung arrangiert.

Bevor ein ausländisches Unternehmen sich tatsächlich für Zwecke der schweizerischen MWST registrieren möchte, sollte das Unternehmen seine aktuelle schweizerische MWST Position überprüfen. Ausländische Unternehmen die in Handelsaktivitäten in der Schweiz involviert sind müssen sich aus Sicht der schweizerischen MWST fragen, ob die Voraussetzungen für eine obligatorische Steuerpflicht erfüllt worden sind, oder ob eine freiwillige Registrierung Sinn machen würde. Letzteres sollte auch von ausländischen Unternehmen, die im Rahmen der Regelung der MWST Vergütung an ausländische Unternehmen nicht zur Rückerstattung berechtigt sind, überprüft werden. Darum sollte ein ausländisches Unternehmen, das annimmt zur MWST Vergütung berechtigt zu sein, noch bevor es sich auf Transaktionen einlässt, sorgfältig die Voraussetzungen für MWST Vergütung prüfen.

Ein ausländisches Unternehmen das die Umsatzgrenze (weltweiter Umsatz von CHF 100’000) für die obligatorische Steuerpflicht überschreitet, muss sich innerhalb von 30 Tagen zur Registrierung anmelden. 

Die Überprüfung der schweizerischen MWST Position sollte stattfinden noch bevor das ausländische Unternehmen juristische Verpflichtungen mit Lieferanten oder Kunden eingeht.

Das Anmeldungsformular wird online ausgefüllt und abgesendet. Im Allgemeinen müssen folgende Angaben gemacht werden:

• Name/Addesse/andere Kontaktinformationen des ausländischen Unternehmens, das die MWST Registrierung beantragt,
• das Beginndatum der MWST Registrierung,
• Name/Adresse/andere Kontaktinformationen des schweizerischen Steuerstellvertreters,
• der steuerpflichtige Umsatz im Inland (Schweiz), in dessen Rahmen die MWST Registrierung beantragt wird; der Umsatz wird in Kategorien unterverteilt, nämlich
  • Lieferungen von Waren die der MWST bei Einfuhr unterliegen (d.h. die importiert wurden),
  • Lieferungen von Waren die nicht der MWST bei Einfuhr unterliegen (d.h. die nicht importiert wurden),
  • Dienstleistungserbringungen die nicht der Bezugsteuer unterliegen.
• ob spezielle Vereinfachungs-/Pauschalregelungen in Anspruch genommen werden. VAT plus empfehlt normalerweise diese Speziellregelungen nicht zu beantragen. 

Sobald die Anmeldung verschickt worden ist, wird eine Kopie zur Download (pdf) verfügbar gemacht. Zusätzlich wird ein Formular generiert das sowohl vom ausländischen Unternehmen als vom Steuerstellvertreter unterzeichnet werden muss. Nach Unterzeichnung wird dieses zweite Formular an die schweizerische Steuerverwaltung gesendet.

Normalerweise innerhalb von 5 bis 7 Arbeitstagen informieren die schweizerische Steuerbehörden, ob sie den Antrag für die MWST Registrierung angenommen haben. Falls positiv, teilen sie dem Steuerstellvertreter die Höhe der Sicherheit, die das ausländische Unternehmen zugunsten der schweizerischen Steuerverwaltung stellen muss, mit.
Die Sicherheit ist entweder ein Deposito  (bank transfer) oder eine Bankgarantie, abgegeben von einer schweizerischen Bank/einer schweizerischen Filiale der Bank in dem eigenen Staat des ausländischen Unternehmens.

Der Brief der schweizerischen Steuerverwaltung, in der die Annahme der Beantragung der MWST Registrierung mitgeteilt wird, erwähnt auch einige der Verpflichtungen die für ausländische Unternehmung, die sich für Zwecke der schweizerischen MWST registrieren, von Anwendung sind.

Nachdem die schweizerische Steuerverwaltung die unterzeichnete Vollmacht und die Sicherheit empfangen hat wird durch ihr die schweizerische MWST Nummer erteilt.

Seit 2011 basiert die schweizerische MWST Nummer auf der UID (Unternehmens-Identifikationsnummer). Die Struktur der MWST Nummer, die dem ausländischen Unternehmen erteilt worden ist, läutet: CHE-123.456.789 MWST.

Schweizerische MWST Nummer können online geprüft werden.

Das ausländische Unternehmen erhält, separat von der schweizerischen MWST Nummer, einen Brief vom Bundesamt für Statistik in dem die Erteilung einer UID (Unternehmens-Identifikationsnummer) bestätigt wird.

Der Brief enthält auch die Zugangsinformation für die online Plattform auf der die UID Information publiziert ist.

Sobald die schweizerische MWST Nummer erteilt worden ist, kann das ausländische Unternehmen MWST  konforme Rechnungen ausstellen, d.h. Rechnungen mit schweizerischer MWST bzw. mit Hinweis auf die schweizerische MWST. Ausschliessend Unternehmen denen eine schweizerische MWST Nummer erteilt worden ist sind berechtigt schweizerische MWST in Rechnung zu stellen, oder in Kostenvoranschlägen oder Angeboten auf die MWST hinzuweisen.

Somit, so lange einem ausländischen Unternehmen noch keine schweizerische MWST Nummer erteilt worden ist, ist das Unternehmen nicht bereichtigt schweizerische MWST in Rechnung zu stellen oder auf die schweizerische MWST hinzuweisen. Sofern das Verfahren der MWST Registrierung noch hängig ist kann das ausländische Unternehmen nur Rechnungen mit einem Totalbetrag ausstellen, ohne ausdrücklich schweizerische MWST zu erwähnen oder darauf hinzuweisen. Nach Erteilung der schweizerischen MWST Nummer kann das ausländische Unternehmen dann eine MWST konforme Rechnung ausstellen.

Betreffend die Rechnungsvoraussetzungen bestimmt Artikel 26 MWSTG u.a.:

“Die Rechnung muss den Leistungserbringer oder die Leistungserbringerin, den Leistungsempfänger oder die Leistungsempfängerin und die Art der Leistung eindeutig identifizieren und in der Regel folgende Elemente enthalten:

• den Namen und den Ort des Leistungserbringers oder der Leistungserbringerin, wie er oder sie im Geschäftsverkehr auftritt, den Hinweis, dass er oder sie im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, sowie die Nummer, unter der er oder sie eingetragen ist;
• den Namen und den Ort des Leistungsempfängers oder der Leistungsempfängerin, wie er oder sie im Geschäftsverkehr auftritt;
• Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen;
• Art, Gegenstand und Umfang der Leistung;
• das Entgelt für die Leistung;
• den anwendbaren Steuersatz und den vom Entgelt geschuldeten Steuerbetrag; schliesst das Entgelt die Steuer ein, so genügt die Angabe des anwendbaren Steuersatzes”.

Falls das ausländische Unternehmen rückwirkend registriert wird, werden dem Unternehmen zusammen mit der Bestätigung der schweizerischen MWST Nummer ein oder mehrere MWST-Abrechnungsformulare zugesendet, welche innerhalb einer Periode die kürzer als die normale Frist für Einreichung von MWST-Abrechnungen sein kann, eingereicht werden müssen.